Seit
dem 01.01.2007 sind im Zuge des Gesetzes über elektronische
Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das
„Unternehmensregister“ vom 10.11.2006 neue Regeln für die
Angaben in Geschäfts-E-Mails in Kraft getreten.
Waren
Sie bereits in der Vergangenheit verpflichtet, auf
Geschäftsbriefen Ihre Rechtsform, Ihren
Handelsregistereintrag, die Geschäftsführer oder Vorstände
sowie Aufsichtsratsvorsitzenden als auch Ihre
Umsatzsteuernummer anzugeben, so gilt dies seit dem
01.01.2007 auch für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail.
Die Angaben müssen deutlich lesbar in der E-Mail
wiedergegeben werden.
Die
Anforderungen ergeben sich aus dem geänderten Wortlaut der
Vorschriften des § 37a HGB, § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG sowie
35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG.
Ein
Gewerbetreibender ist danach seinem Gegenüber in
Geschäftsbriefen und Geschäftsmails zur Angabe von
Mindestinformationen verpflichtet. So muss eine
Gesellschaft, die unter die Regelungen des
Handelsgesetzbuches fällt, nicht nur die Bezeichnung der
Firma mitteilen, sondern auch den Ort ihrer
Handelsniederlassung, die Nummer, unter der sie im
Handelsregister eingetragen ist, und das Registergericht.
Sie muss weiterhin ihren Inhaber, Geschäftsführer, Vorstand
und/oder Aufsichtsratsvorsitzenden benennen.
Diese
Angaben sind nicht zu verwechseln mit denjenigen Angaben, zu
denen sie gem. § 6 TDG auf ihrer Internet-Seite verpflichtet
sind.
Den
vorgenannten gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen
sämtliche in elektronischer Form ausgetauschten
Schriftstücke. Sollten die Vorgaben nicht eingehalten
werden, so kann das zuständige Registergericht die Angaben
mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000,00 € durchsetzen. Auch
wenn diese Gefahr als eher gering einzuschätzen ist, so ist
jedoch abzusehen, dass die Nichteinhaltung dieser
gesetzlichen Vorgaben ein bevorzugtes Angriffsziel von
Abmahnern werden wird. Eine Verteidigung gegen eine solche
Abmahnung ist nicht nur mit Kosten für Sie verbunden,
sondern angesichts der klaren gesetzlichen Regelung kaum
möglich.
Wir
empfehlen daher dringend, in Ihrem Unternehmen dafür Sorge
zu tragen, dass auch die elektronische Korrespondenz den
neuen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Hierbei ist es
ratsam die Pflichtangaben in einer Signatur automatisch zu
jeder Mail hinzuzusetzen.
Diese Angaben MÜSSEN enthalten sein:
In die ausgehenden Mail von ( dazu gehören auch
Abwesenheitsnachrichten oder automatisch generierte Mails) :
- Einzelkaufleute
- Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH &
Co. KG
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- Aktiengesellschaften
- Partnerschaftsgesellschaften
- Genossenschaften
müssen diese Angaben :
- Der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister,
Partnerschaftsregister oder
Genossenschaftsregister eingetragen ist
- Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft,
OHG, AG, e.K. etc.)
- Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige
"Hauptsitz", auch wenn die
E-Mail z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt
wird)
- Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen
Zweigniederlassung)
- Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen
Zweigniederlassung)
Bei GmbHs müssen zusätzlich aufgenommen werden:
- Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
und falls vorhanden) der
Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und
Zunamen
- im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit
Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung,
das zuständige Registergericht sowie
Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und
gegebenenfalls
den Aufsichtsratvorsitzenden enthalten. Zwar muss nicht
jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur
entsprechend diesen Vorgaben anpassen, sondern solche, die
für das Unternehmen rechtsverbindlich
tätig werden wie zum Beispiel Prokuristen.
Also zum
Beispiel so :
Ede
Muster GmbH
Industriestrasse 1 12345 Musterhausen
Tel: 07111/ 45678 Fax 07111 / 456790
info@ede-muster-gmbh.de
www.ede-muster-gmbh.de
Geschäftsführer Heribert Musterschüler
HRB 9999 AG Musterstadt UStID xxxx-xxxx
Generell ist es empfehlenswert diese Informationen AUCH im
Impressum Ihrer Webseite einzubinden,
da dort nahezu identische Angaben gefordert sind.
Umsetzung /
techn. Realisierung
Die zuverlässigste Art der Umsetzung ist Mithilfe eines
Zusatzprogrammes auf dem Mailserver.
Das sorg für eine einheitliche und zuverlässig korrekte
EInhaltung der Richtlinien
Sinnvolle Mindestmaßnahme :
Es empfiehlt sich dafür die Signatur (in Outlook
200/XP,2003/2007) Einzurichten über Extras / Optionen /
Lasche E-Mail Format.
Dann ganz unten Signaturen. Sie können eine vorhandenen
Signatur bearbeiten - ergänzen.
Oder für besondere Zwecke eine weitere / neue Signatur
anlegen.
In Outlook Express geht es über Extras / Optionen und dann
gleich auf die Lasche SIGNATUREN
Diese Infos habe ich aus dem Internet für Sie recherchiert.
Ich kann jedoch nicht garantieren ob sie vollständig und
100% korrekt sind.
Fragen Sie für absolute Sicherheit bitte ggf. Ihren
Rechtsbeistand. Es wird jedoch ganz sicher besser sein diese
Informationen einzubinden als gar keine.
Weitere Details zu diesem Thema:
Angaben in E-Mails
http://www.hk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/allgemeine_rechtsauskuenfte/recht_der_unternehmensgruendung/pflichtangaben_emails.jsp
in Briefpost
http://www.hk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/allgemeine_rechtsauskuenfte/recht_der_unternehmensgruendung/pflichtangaben_briefe.jsp
