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Achtung: neue Abmahnwelle rollt !!!
Seit 01.01.2007 gibt es neue Pflichtangaben in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz
Seit dem 01.01.2007 sind im Zuge des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das
„Unternehmensregister“ vom 10.11.2006 neue Regeln für die Angaben in Geschäfts-E-Mails in Kraft getreten.
Waren Sie bereits in der Vergangenheit verpflichtet, auf Geschäftsbriefen Ihre Rechtsform, Ihren Handelsregistereintrag,
die Geschäftsführer oder Vorstände sowie Aufsichtsratsvorsitzenden als auch Ihre Umsatzsteuernummer anzugeben, so gilt
dies seit dem 01.01.2007 auch für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Die Angaben müssen deutlich lesbar in der
E-Mail wiedergegeben werden.
Die Anforderungen ergeben sich aus dem geänderten Wortlaut der Vorschriften des § 37a HGB, § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG
sowie 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG.
Ein Gewerbetreibender ist danach seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen und Geschäftsmails zur Angabe von Mindest-
informationen verpflichtet. So muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, nicht nur
die Bezeichnung der Firma mitteilen, sondern auch den Ort ihrer Handelsniederlassung, die Nummer, unter der sie im
Handelsregister eingetragen ist, und das Registergericht. Sie muss weiterhin ihren Inhaber, Geschäftsführer, Vorstand
und/oder Aufsichtsratsvorsitzenden benennen.
Diese Angaben sind nicht zu verwechseln mit denjenigen Angaben, zu denen sie gem. § 6 TDG auf ihrer Internet-Seite
verpflichtet sind.
Den vorgenannten gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen sämtliche in elektronischer Form ausgetauschten
Schriftstücke. Sollten die Vorgaben nicht eingehalten werden, so kann das zuständige Registergericht die Angaben mit
einem Zwangsgeld von bis zu 5.000,00 € durchsetzen. Auch wenn diese Gefahr als eher gering einzuschätzen ist, so ist
jedoch abzusehen, dass die Nichteinhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben ein bevorzugtes Angriffsziel von Abmahnern
werden wird. Eine Verteidigung gegen eine solche Abmahnung ist nicht nur mit Kosten für Sie verbunden, sondern
angesichts der klaren gesetzlichen Regelung kaum möglich.
Wir empfehlen daher dringend, in Ihrem Unternehmen dafür Sorge zu tragen, dass auch die elektronische Korrespondenz
den neuen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Hierbei ist es ratsam die Pflichtangaben in einer Signatur automatisch zu
jeder Mail hinzuzusetzen.