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Diese Angaben MüSSEN enthalten sein:
In die ausgehenden Mails von (dazu gehören auch Abwesenheitsnachrichten oder automatisch generierte Mails):
- Einzelkaufleuten
- Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- Aktiengesellschaften
- Partnerschaftsgesellschaften
- Genossenschaften
müssen diese Angaben:
- Der vollständige Firmenname, so wie der im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister
eingetragen ist
- Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
- Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn die E-Mail z.B. von einer
Zweigniederlassung aus verschickt wird)
- Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
- Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
Bei GmbHs müssen zusätzlich aufgenommen werden:
- Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen und falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit
ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
- im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige
Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratvorsitzenden
enthalten. Zwar muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur entsprechend diesen Vorgaben anpassen, sondern
solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden wie zum Beispiel Prokuristen.